Zisk Manažment: V eventive vás naučíme prezentovať témy s radosťou

Tento článok vznikol v spolupráci s časopisom Zisk manažment v novembri 2019.

Prezentovať svoj nápad pred celou firmou alebo pred novým obchodným partnerom býva vždy výzvou. Ako to zvládnuť, keď sedíte nad prázdnym powerpointom a trápite sa tým, ako to všetko dopadne.

Pokojne sa do toho pustite. V spoločnosti eventive vám poradia, ako to hravo zvládnuť bez zbytočného stresu. Viac prezrádza v rozhovore pre Zisk manažment Nikola Sedláčková, spoluzakladateľka firmy eventive, certifikovaná lektorka pre Lumina Spark meranie a trénerka mäkkých zručností. 

Jedným z vašich otvorených tréningov v januári 2020 je Prezentujme s radosťou a s úsmevom. Kto má záujem o takéto vaše tréningy a prečo je dôležité vedieť správne prezentovať?

Zmyslom každej prezentácie je odovzdať určitú informáciu. Tak, aby sa poslucháči zamysleli, začali na tému diskutovať, alebo spravili nejakú akciu, niečo zmenili. Je na prezentujúcom, ako túto úlohu zvládne. To je základný dôvod, prečo sa ľudia zaujímajú o tréning prezentačných zručností. A ide skutočne o rôznorodé skupiny – veď v dnešnej dobe už takmer každý potrebuje vedieť prezentovať.

V čom robia často ľudia chyby pri prezentácii a na čo by sa mali viac zamerať?

Ľudia veľmi často podceňujú vlastnú prípravu na prezentáciu. Pritom príprava je kľúčová. Ak sa dobre pripravím a zistím si kto sú moji poslucháči, čo očakávajú, koľko mám času na prezentáciu a či bude priestor aj na diskusiu, potom viem lepšie určiť priority a hĺbku informácií. Sú moji poslucháči odborníci? Potrebujú ísť v téme do detailov? Stačí im základný obraz? Často si neuvedomujeme, ako na nás pôsobí prostredie, v ktorom prezentujeme. Je dobré si vopred zistiť, v akom priestore budem prezentovať, ako budú poslucháči usadení (kinové sedenie, sedenie v kruhu, za stolmi...), či budem mať priestor pohybovať sa medzi poslucháčmi, alebo budem na pódiu.

Akým spôsobom si treba stanoviť ciele a štruktúru prezentácie ešte pred jej začatím a čo je z vášho pohľadu dôležité?

Pri príprave štruktúry prezentácie a stanovení cieľov je dôležité zistiť si čo najviac informácií o poslucháčoch (odborníci/bežná verejnosť, orientačná veková kategória, muži/ženy a iné) a tiež celý koncept konferencie (ak ideme na konferenciu). Napríklad: Akí iní spíkri tam budú? Aká je hlavná téma konferencie? Kto sú pozvaní hostia? Veľmi dôležité je zistiť, koľko času budete na prezentáciu mať. Potom si môžete určiť priority a „posolstvo“, ktoré chcete odovzdať. Podľa dĺžky informácie môžete ísť viac do detailu. Celý čas však majte na pamäti vaše posolstvo a neodbiehajte od témy.

Na čo je potrebné dbať počas prezentácie a ako si udržať pozornosť poslucháčov? Je v tomto smere prínosná verbálna i neverbálna komunikácia?

Verbálna i neverbálna komunikácia sú dôležité a mali by byť vo vzájomnom súlade. To, čo hovorím, by malo byť v súlade s tým, čo „hovorí“ moje telo (aké neverbálne signály vysielam). Vaši poslucháči vás neustále sledujú – ak pôsobíte pokojne a vaša neverbálna komunikácia nie je rušivá a je v súlade s tým, čo hovoríte, získavate si dôveru poslucháča. Zároveň je pre prezentujúceho dôležité sledovať neverbálne signály poslucháčov. Ak vidím, že sú nepokojní, pozerajú na hodinky alebo do mobilov, niečo nie je v poriadku. Ako dobrý prezentujúci by som tieto signály mal zachytiť a niečo spraviť – získať poslucháčov späť. Tipov, ako zaujať poslucháčov, je viac. Vždy si treba premyslieť, ktoré techniky sú vhodné pre moju situáciu (podľa typu prezentácie, typu účastníkov, priestoru a pod.).

Nikdy nebudete mať druhú šancu spraviť prvý dojem 

Jeden z momentov, kedy môžete poslucháčov získať (alebo stratiť), je hneď na začiatku. Existuje jeden výrok: Nikdy nebudete mať druhú šancu spraviť prvý dojem. Ako vstúpite do miestnosti? Čo budú vaše prvé slová? Ako oslovíte hostí? Ako sa oblečiete? To všetko sú veci, ktoré ovplyvnia ďalšie minúty prezentácie.

Tipy, ako začať svoju reč:

  • Otázka namiesto úvodu: Položte otázku, ktorá súvisí s témou a môže poslucháčov zaujať. Príklad: „Viete, za aký dlhý čas si ľudia vytvoria prvý dojem?“
  • Šokujúci fakt: Uveďte šokujúci fakt. Príklad: Glosofóbia je strach z verejného vystupovania. 75 % ľudí (t. j. traja zo štyroch) trpí glosofóbiou. Niektorí uvádzajú, že majú väčší strach z vystupovania na verejnosti ako zo smrti.
  • Storytelling: Povedzte príbeh. Pamätáte si na časy, keď nám rodičia čítali? Tá magická veta: „Kedysi dávno žil...“ prinúti každého, aby začal počúvať. Forma vety „kedysi dávno...“ pre dospelých môže byť nasledovná: „Pred rokom, keď som bola na tejto istej konferencii a hovorila som o...“, „Dnes ráno, keď som si otvorila správy, tak som sa dočítala, že...“

Aké vizuálne či iné pomôcky je vhodné počas prezentácie používať?

Podľa typu prezentácie môžete použiť krátku videoukážku, fotografie, prípadne doniesť prototyp výrobku. Ak prezentujete svoje produkty – domáce džemy – nezabudnite ich doniesť ochutnať. Ak môžeme veci ohmatať, ochutnať, vnímať aj inými zmyslami ako len zrakom, o to väčší dosah na nás prezentácia má. Určite však nezabudnite na obrázky. Nám sa teraz veľmi osvedčila prezentácia spojená s kreslením. Ide o tzv. graphic visualization – grafickú vizualizáciu. 65 % ľudí je „vizuálnym“ typom – lepšie si informáciu zapamätajú cez obraz ako cez slová. Takže určite sa nebojte vziať fixku a niečo nakresliť. Graf, postavu, šípky ukazujúce smer a podobne.

Kedy možno považovať prezentáciu za úspešnú a čo o tom svedčí?

Poslucháči vám dajú najlepšiu spätnú väzbu. Okamžitú. Ich neverbálna komunikácia svedčí o tom, či ste ich vtiahli do deja a zaujali. Ak aktívne počúvajú, zapájajú sa, zasmejú sa, majú otázky, tak ste na dobrej ceste. Môže sa tiež stať, že po prezentácii za vami jednotlivci prídu a ešte chcú ďalej diskutovať.

Rady, ako úspešne prezentovať a vtiahnuť obecenstvo do deja:

  • Spoznajte svoje publikum. Zistite si čo najviac informácií o poslucháčoch.
  • Dobre si premyslite štruktúru prezentácie. Poslucháči si lepšie zapamätajú obsah, ak budú myšlienky na seba nadväzovať, napájať sa. Poslucháčom to dá lepší zmysel.
  • Používajte vizualizáciu. Nebojte sa kresliť a kreslite. („A picture is worth a thousands words.“)
  • Vyhnite sa dlhému textu na slidoch. Nezabudnite na váš „key message“. Použite jedno slovo alebo obrázok. Ostatné poviete.
  • Pravidlo 3 tell. Povedzte, čo idete povedať, povedzte to, povedzte, čo ste povedali. Zopakovanie myšlienok dáva priestor na lepšie ukotvenie informácie.
  • Hovorte príbehy. Musia však byť pravdivé. Ak klamete, poslucháči na to prídu a stratíte ich dôveru a kredibilitu.
  • Buďte autentickí a nadšení. Máte rád tému, o ktorej idete hovoriť? Ako chcete nadchnúť ostatných, keď vy sám nie ste o tom presvedčený?
  • Prezentujte a trénujte. Sebavedomie pri prezentovaní získate tým, že budete prezentovať. Využite každú situáciu, kedy si svoju reč môžete vyskúšať.