Event manažment: Zopár tipov od profesionálov

Tu je zopár tipov od J & R Events - eventovej agentúry operujúcej v Indii.

Prečo tipy až tak z ďaleka? Iba pre porovnanie, že keď chcete organizovať event, je jedno, v ktorej krajine ste. Tipy, ako plánovať a na čo si dať pozor, sú veľmi podobné.

TIP 1: Začnite dostatočne skoro

Plánovať začnite dostatočne skoro. Pri veľkých korporátnych eventoch to môže byť aj rok vopred. Skoré plánovanie Vám dáva možnosť pripraviť si podrobný checklist úloh, ktoré treba splniť a časový harmonogram na ich splnenie.

TIP 2: Pripravte sa byť flexibilní

Nastaviť svoju myseľ na "byť flexibilný" Vám pomôže reagovať pokojne a pokračovať v práci s otvorenou mysľou. V situáciách, ktoré sa udejú na poslednú chvíľu, sú nečakané, nejdú, ako sme plánovali.

Jednoducho, mať pripravený záložný plán a pokojne ho využiť, ak táto situácia nastane.

TIP 3: Učte sa z chýb

Na každom evente sa môžu udiať veci, ktoré neboli plánované a neočakávali sme ich. Namiesto toho, aby sme sa cítili zle, vyčítali si to alebo nadávali, poučme sa z danej situácie. Jedno veľmi dobré odporúčanie: Po každom evente si spravte meeting, kde prejdete všetky veci, ktoré neboli v poriadku - či ide o chýbajúci toaletný papier alebo nevydarený ohňostroj či málo jedla - zistite všetky tieto udalosti, poučte sa z  nich a plánujte na budúce tak, aby ste sa čo najviac veciam vyhli.

TIP 4: Delegovanie úloh a komunikácia

Veľa chýb sa stane práve pri nepochopení sa, pri tom, keď dva tímy robia to isté a nemajú jednoznačne stanovené úlohy. Ideálne je mať rozdelené tímy a ich úlohy ako napr. tím pre registráciu, tím pre catering, pre logistiku a pod. Hlavne komunikujte.

TIP 5: Dostatočné množstvo jedla

Na každom evente je skôr či neskôr centrom diania jedlo. Preto je dôležité mať skutočne dostatočné zásoby. Catering býva najčastejšou položkou, ktorá sa kráti, keď chceme znížiť rozpočet. Pretože máme pocit, že cieľom eventu je promo nového produktu, predstavenie novej myšlienky spoločnosti a nie iba hostenie návštevníkov. Nemusíme to preháňať, ale zabezpečiť kvalitný catering v dostatočnom množstve je veľmi dôležité a vyhneme sa sťažnostiam hostí po akcii.

TIP 6: Možnosti parkovania

Zabezpečenie dostatočného množstva parkovacích miest je nevyhnutné. Porovnajte si počet návštevníkov s množstvom parkovacích miest, ktoré máte k dispozícii.  V prípade, že máte miest málo, pomôcť vám môže autobus/taxi, ktorý vopred rezervujete. Pre Vašich hostí bude príjemné, keď im vopred oznámite možnosti parkovania, prípadne, ako sa na miesto konania eventu dostanú. Budú sa vedieť lepšie zariadiť aj oni už pred príchodom.

 

Spracované podľa článku: 10 best event management tips for event professionals

http://www.eventsjackratna.com/10-best-event-management-tips-event-professionals/