Ako stanoviť ciele, aby sme dosiahli úspešný event

Stanoviť ciele sa zdá byť celkom jednoduché. Keď sa ale začneme zamýšľať hlbšie nad tým, že Čo vlastne chceme merať? a Ako to budeme merať? Ako vyhodnotíme, či cieľ bol dosiahnutý?... zrazu  zistíme, že aj stanovovaniu cieľov treba venovať trochu viac času. Určite sa nám to vráti po ukončení eventu, keď príde k "zúčtovaniu" (t.j. k analýze výsledkov a meraniu toho, či sme ciele dosiahli)

Čo teda myslíme tým, keď hovoríme o stanovovaní cieľov pri organizovaní eventu? Tu je zopár tipov:

 

1. Čo budeme merať?

Zamerajte sa iba na pár kľúčových metrík (key metrics).

Závisí to od typu akcie, ktorú organizujete, ale môžete mať rôzne metriky viažuce sa k úspechu. Ak plánujete obchodnú výstavu, metrikou by mohlo byť, ako budú spokojní vystavovatelia s eventom.

Avšak, ak plánujete internú firemnú konferenciu, metrikou možno bude, ako budú motivovaní účastníci (vaši zamestnanci) po jej realizácii.

Vyberte si zopár kľúčových metrík, ktoré budete monitorovať v priebehu eventu, aby ste lepšie mohli zhodnotiť výsledky.

2. Ako to budeme merať?

Stanovte číselný cieľ ku konkrétnej metrike.

Napríklad: Úroveň spokojnosti - aké hodnotenie očakávate od účastníkov Vašej konferencie? (Aké voľby im vôbec dáte? Hodnotenie na škále od 1 do 10? Hodnotenie 5 bude pre Vás dostačujúce?)

Alebo: Počet sponzorov, ktorí sa Vám zaregistrujú na budúcoročnú  konferenciu. Do 3 mesiacov od realizácie konferencie, ktorú organizujete tento rok.

Stanovenie číselných cieľov hneď na začiatku organizácie eventu Vám zjednoduší následné hodnotenie úspechu eventu.

 

3. Zdieľajte ciele s Vaším tímom

Toto Vám zabezpečí, že všetci v tíme budú pracovať smerom k jednému cieľu.

Môžete si stanoviť aj čiastkové ciele. To pomôže každému členovi tímu určovať si priority. Všetky aktivity by mali viesť k dosahovaniu konkrétnych cieľov.

4. Zdieľajte ciele s kľúčovými stakeholdermi

Stanoviť ciele a metriky nemusí byť úlohou iba hlavného organizátora. Vaše ciele môžete predstaviť aj kľúčovým stakeholderom (záujmovým skupinám, ktoré sú do eventu zaangažované). Tým do procesu plánovania zaangažujete ďalšie kľúčové osobnosti (partnerov/sponzorov a i.), čo Vám môže pomôcť pri dosiahnutí cieľov. Kľúčoví partneri môžu ponúknuť svoju pomoc, prípadne rady.

 

5. Ciele majte stále na pamäti

Je to najmä v súvislosti s cieľmi ako počet predaných lístkov, počet registrovaných hostí. Keď budete priebežne sledovať, ako predaj stúpa/klesá, ako sa registrujú hostia, máte možnosť v reálnom čase ešte niečo ovplyvniť.

 

6. Venujte čas analýze výsledkov/dát

Sledovanie cieľov je nápomocné už v čase plánovania eventu - viete spraviť ad-hoc rozhodnutia (na základe získaných dát). Zároveň ale viete po ukončení eventu lepšie vyhodnotiť, čo fungovalo a čo nie - a to Vám pomôže budúcoročný event zorganizovať lepšie.

Po realizácii eventu si spravte s celým tímom poradu, kde všetkým predstavíte, ako event dopadol. Následne nechajte členov tímu, aby si individuálne premysleli, čo hovoria konkrétne čísla a ako môžu byť vysvetlené (napr. počet registrovaných hostí a skutočný počet predaných lístkov)

Následne zdieľajte rôzne hypotézy k tomu, prečo event dopadol, ako dopadol. Zapamätajte si tieto zistenia a využite ich pri plánovaní ďalšieho eventu.

 
Spracované podľa článku Stanovovanie cieľov pri plánovaní eventu

https://blog.bizzabo.com/event-planning-goals-to-achieve-success