5 event manažment tipov

Dobré rady od iných profesionálov sa vždy zídu. Aj keby sme si ich mali iba pripomenúť. Tu je 5 tipov, ktoré pokrývajú organizáciu eventu od A po Z.

Tip 1: Plánujte a koordinujte

Plánovanie a koordinácia sú základom pre úspešný event. Treba si stanoviť aspekty akcie: čo, kto, prečo, kde a kedy. Pri plánovaní si stanovte reálne ciele. Začnite s nasledovným:

  • vytvorte si dobrý tím ľudí s rôznymi schopnosťami
  • pochopte očakávania klienta a identifikujte cieľovú skupinu
  • pripravte rozpočet
  • pripravte pozvánky a spíšte program počas akcie
  • pre každú aktivitu si dajte termín dodania/realizácie
  • neustále v rámci tímu spolupracujte

Tip 2: Začnite konať

Toto je kritické obdobie, kedy potvrdzujete kľúčové veci ako dátum, miesto a spíkrov. Počas tejto etapy:

  • potvrďte si rozpočet
  • začnite s medializáciou akcie cez sociálne médiá
  • robte marketing informovaním médií, pripravte brožúru, posielajte e-maily, atď.
  • zapájajte účastníkov (zverejňujte posty a updaty k nim)
  • spolupracujte s tímom, aby ste mali istotu, že všetko ide podľa plánu
  • plánujte logistiku
  • získavajte špeciálne povolenia od miestnych samospráv a iných úradov

Tip 3: Zostaňte aktívni 24 - 36 hodín pred eventom

Ak tento čas využijete efektívne, môže to priniesť Vášmu eventu úspech. Merajte plnenie Vašich plánov, spolupracujte so všetkými stakeholdermi: sponzormi, spíkrami, hosťami a Vašim tímom. Získajte finálne potvrdenia od dodávateľov cateringu, ohňostroja, dekorácií a pod. Najneskôr dva dni pred akciou:

  • aktualizujte zoznam potvrdených hostí
  • pripravte zoznam potrieb na stôl, ako pero, zápisník, brožúry, fľaša vody a pod.
  • potvrďte si, že všetky aktivity bežia, ako boli naplánované, vrátane transportu
  • pripomeňte VIP hosťom event a majte dobrovoľníkov, ktorí sa o nich postarajú
  • potvrďte zabezpečenie techniky na mieste konania akcie - osvetlene, dekorácie, bezpečnostné opatrenia, dobrovoľníci a pod.
  • pripravte si podrobný plán akcie (minúta po minúte)

Tip 4: Ako zorganizovať posledný deň?

Po všetkej náročnej príprave očakávate, kedy akcia začne. Toto je čas, kedy treba skontrolovať, že všetky veci sú namieste a všetko ide podľa plánu. Nepredpokladajte veci, majte veci pod kontrolou. V predvečer eventu, najneskôr však v deň eventu:

  • Príďte na miesto akcie s dobrovoľníkmi a členmi tímu hodinu i viac pred začiatkom akcie
  • skontrolujte či všetky technické zariadenia fungujú ako majú (mikrofóny, osvetlenie, projekcia a pod.)
  • nainštalujte pekný "welcome desk" (recepciu a helpdesk)
  • vyhraďte miesto pre bannery/prezentácie sponzorov
  • uistite sa, že hostiteľ/moderátor majú detaily o všetkých VIP hosťoch, aby ste predišli faux-pas (nedorozumeniam)
  • objednajte si služby profesionálneho fotografa, aby zachytil dôležité momenty, bannery sponzorov a kľúčových ľudí (inštrukcie mu dodajte vopred)
  • potvrďte zásobu jedla, vody, kvetov a pod.

Tip 5: Poučte sa z eventu

Akcia je za Vami, dostali ste ocenenie za Vašu prácu, ale vy máte pocit, že je tu stále ešte veľa vecí, ktoré by mohli byť lepšie. Z tohto dôvodu by ste mali po evente zozbierať zmysluplné pripomienky a informácie od účastníkov ako aj členov tímu. Zašlite formuláre o spokojnosti, zozbierajte a vyhodnoťte ich, pochopte reakcie účastníkov, zmerajte ich očakávania a úspešnosť dopadu eventu. Toto Vám pomôže získať hodnotné vhľady pre zlepšenie ďalších eventov.

 

Spracované podľa článku 5 Event Management Tips Covering A to Z

http://blog.evvnt.com/2014/06/5-event-management-tips-covering-z/