13 pravidiel e-mail etikety

Na tréningu modernej biznis etikety často spomíname elektronickú komunikáciu a jej pravidlá - tzv. NETIKETU. Existuje veľa článkov o tom, ako písať a odosielať e-maily. Ten, ktorého preklad uvádzam ma zaujal svojimi 13timi pravidlami, pretože ich skutočne spomínam aj na našich tréningoch. Stretávam sa s nimi snáď každodenne a viem, že skutočne je fajn aspoň niektoré z nich dodržať.

1. PREDMET správy = VEC

Elektronická komunikácia postupne vytláča klasickú obchodnú korešpondenciu. Namiesto písania obchodných listov a ich zasielania poštou jednoducho pošleme e-mail. Nezabúdajme však, že aj e-mail (najmä ak je pracovný) je tiež obchodná komunikácia. A čo je predmetom našej správy? To by malo byť uvedené, tak ako kedysi v časti "VEC", v riadku pre PREDMET správy.

Príjemcovia e-mailov sa rozhodujú o tom, či e-mail otvoria alebo nie, veľmi často podľa toho, čo je v PREDMETE. Ak čo i len náznakom na mňa PREDMET pôsobí nedôveryhodne, tak to ani neotvorím, prípadne rovno "hodím do koša." Reagujete podobne?

Na čo je ešte dobré uvádzať PREDMET správy? (ideálne zmysluplný, s termínom, s hodinou, ak je relevantné). Stalo sa Vám, že ste hľadali "stratený" e-mail? Jediné, čo Vás viedlo bolo to, že ste vedeli, o čom bol e-mail. Tak ste "tipovali", čo tak mohlo byť v predmete správy. A naozaj poteší, ak bol logicky a zmysluplne vytvorený.

2.  PROFESIONÁLNA E-MAILOVÁ ADRESA

Ak máte pracovný e-mail, pre pracovné záležitosti by ste mali používať ten. Ak používate osobný e-mail (ste živnostníci, máte vlastnú firmu, alebo si hľadáte zamestnanie), mali by ste zvážiť, ako "znie" Vaša adresa.

Spomínam si, ešte keď som pracovala na univerzite. Mnohí študenti mi zasielali svoje práce z e-mailov typu: pusinka@... cica88@ a pod. 🙂 Pokiaľ sa ani nepodpísali, dosť ťažko sa mi pátralo, kto mi vlastne poslal správu.

Ideálne by Váš e-mail mal obsahovať meno.priezvisko (alebo ich nejaké kombinácie), aby bolo pre príjemcu hneď jasné, od koho e-mail obdržal.

Prosím, nikdy (pre pracovné a profesionálne účely) nepoužívajte e-maily zo študentských čias.

3. DVAKRÁT MERAJ A RAZ STRIHAJ - alebo vždy si dobre premyslite, či použijete "odpovedaj všetkým"

Nikto nechce dostávať e-maily od 20 ľudí, s ktorými nič nemá. Ťažko sa ignorujú notifikácie na smartfónoch alebo na obrazovke PC. Vždy si dobre premyslite, či je nutné použiť "odpovedaj všetkým", alebo stačí odpovedať iba odosielateľovi.

4. POUŽÍVAJTE PODPIS

Tu sa vrátim k bodu 1 a predmetu správy, resp. ku klasickej obchodnej korešpondencii. Vždy je potrebné a slušné uviesť svoj podpis - pri pracovných e-mailoch to zvykne byť meno, pozícia, spoločnosť a kontaktné údaje (mobil, e-mail, web).

5. POUŽÍVAJTE PROFESIONÁLNE OSLOVENIE/POZDRAV

"Vážený pán...", "Dobrý deň", prípadne Milý Juraj ...

Vždy si dobre zvážte, koho oslovujete a aký pozdrav/oslovenie mu bude príjemné. Pokúste sa vyhnúť tiež familiárnemu oslovovaniu (Jožko, Ferino... - aj keď vieme, že sa toto oslovenie možno Ferkovi aj Jožkovi páči - v pracovnom prostredí skúsme byť viac formálni).

6. POZOR NA POUŽÍVANIE VÝKRIČNÍKOV

Osobne by som povedala, výkričníky nepoužívajte.

Ako na Vás pôsobí táto veta?: "Výkričníky nepoužívajte!" (A niektorí z nás majú potrebu použiť dokonca viac výkričníkov.)

Prosím, nekričme na ľudí.

7. OPATRNE S HUMOROM

Humor sa môže v písanej komunikácii a prípadne v prekladoch veľmi ľahko stratiť a môže dôjsť k nedorozumeniu. Ak nám chýba tón hlasu a vizuálny kontakt (mimika), nemusíme správne pochopiť vtipnú poznámku. Tiež to čo nám príde vtipné nemusí byť vôbec vtipné čitateľovi nášho e-mailu.

Existuje ešte jedno pravidlo: Pri písaní e-mailov  buďme konzervatívni a pri čítaní buďme liberálni.

8. KULTÚRNE ODLIŠNOSTI

Ľudia rôznych kultúr píšu a hovoria rôzne. Nedorozumenia môžu vzniknúť práve pri komunikácii s inou kultúrou - o to ťažšia je, keď nevidíme reč tela. Preto si dobre svoje e-maily pripravte a "ušite" na mieru pre daného príjemcu.

9. ODPOVEDAJTE NA E-MAILY - aj keď ste ich obdržali omylom

Je ťažké odpovedať na každý e-mail, ktorý dostaneme, ale mali by sme sa snažiť. Pravidlo hovorí, že odpovedať by sme mali do 24 h. Aj keď nevieme odpoveď, minimálne dať vedieť, že správu sme obdržali a budeme sa ňou zaoberať.

Odpovedať treba aj v prípade, že sme obdržali e-mail omylom. Treba odosielateľa upozorniť, že pravdepodobne omylom zaslal e-mail Vám. Zbytočne by čakal na odpoveď a na svoj omyl by mohol prísť neskoro.

10. PREKONTROLUJTE KAŽDÚ SPRÁVU

Ak spravíte gramatickú chybu, nebude príjemcom prehliadnutá. A závisí od príjemcu, či podľa nej budete súdení aj vy alebo nie.

Nespoliehajte sa ale na korektor. (spell check) Radšej si e-mail prečítajte viackrát, aj nahlas. Ak Vám niečo nesedí a nie ste si istí, požiadajte o pomoc alebo vetu preformulujte.

11. E-MAILOVÚ ADRESU ZADAJTE NA ZÁVER

Asi každému sa už stalo, že odoslal e-mail ešte predtým, ako bol dopísaný. Odporúčame preto adresu zadať, až keď máte e-mail dokončený. Pri veľmi dôležitých e-mailoch a v prípade, že dávam "odpovedaj", dokonca pre istotu e-mail vymažem a vložím ho tam, až keď je e-mail správne napísaný a kompletný.

12. SKONTROLUJTE PRIJÍMATEĽA

Ak vyberáte príjemcu Vášho e-mailu zo zapamätaných adries, je veľmi jednoduché pomýliť sa a vybrať niekoho iného,  začínajúceho na to isté písmeno.

13. POUŽÍVAJTE KLASICKÉ FONTY

Pre biznis korešpondenciu vyberajte fonty, veľkosť a farby na to určené - Helvetica, Arial, Times  New Roman sú OK. Čierna farba a veľkosť písma 10-12 je dobrá voľba.

Dôležité pravidlo: E-maily by mali byť v prvom rade pre príjemcov dobre a ľahko čitateľné.

14. DAJTE SI POZOR NA TÓN

Tak ako vtipy sa môžu stratiť v preklade, tón môže zostať tiež nepochopený, ak chýba kontext doplnený hlasom a mimikou. Váš e-mail môže pôsobiť úsečne (alebo nahnevane), ak nepoužijete správne slová.

Aby sme sa vyhli nedorozumeniu, odporúčame, aby ste si Vašu správu prečítali nahlas. Ak  Vám niečo znie "tvrdo", tak to tak bude znieť aj príjemcovi Vášho emailu.

Dobré je používať aj "prosím" a  "ďakujem", čo zjemní celú konverzáciu.

15. NIČ NIE JE DôVERNÉ - podľa toho aj píšte

Vždy píšte s tou myšlienkou, že ostatní budú vidieť, čo píšete. Nepíšte nič, čo nechcete aby všetci videli. Ešte iná interpretácia: Nepíšte nič také, čo by Vás mohlo zničiť a čo by iných zranilo.

E-maily sa  nebezpečne ľahko dajú preposlať. Je lepšie byť "v bezpečí" ako sa ospravedlňovať. (It´s better to be safe than sorry.")

DeathtoStock_Wired2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Inšpirované:

http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1/#15-nothing-is-confidential--so-write-accordingly-15